เราทุกคนชอบเสียงครางหลังจากเหน็ดเหนื่อยทั้งวันในที่ทำงาน แต่ลึกลงเรารู้ว่าหากมีการจัดระเบียบที่ดีกว่าเล็กน้อยสิ่งต่างๆจะไม่เลวร้ายนัก เราน่าจะเตรียมพร้อมรับงานที่เราโยนให้มากขึ้นสามารถรับมือกับภาวะแทรกซ้อนที่ไม่คาดคิดและไม่ค่อยมีความตื่นตระหนกเมื่อมีกำหนดเส้นตาย
guru ธุรกิจชาวสวีเดน David Stiernholm รู้เรื่องนี้ด้วยเช่นกันและนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเขาถึงเป็นคนที่ช่วยให้ผู้คนได้รับมือกับความผิดปกติในชีวิตประจำวันทำให้พวกเขาสามารถพัฒนานิสัยที่ดีและมุ่งเน้นได้ดียิ่งขึ้น
"ความสวยงามของการมีโครงสร้างเป็นไปได้ว่าแม้แต่การเปลี่ยนแปลงที่ง่ายและเล็กที่สุดมักมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยม - ไม่ต้องกล่าวถึงผลกระทบด้านอารมณ์และจิตใจที่ดี" Stiernholm กล่าว
เขาใช้หลักการเหล่านี้ในการทำธุรกิจ แต่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับอะไรก็ได้จากการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อวางแผนงานหรือเขียนหนังสือ ปฏิบัติตามแผนแปดจุดเพื่อแทนที่ความวุ่นวายด้วยโครงสร้าง
1. รับแผนงานของคุณได้ที่
การปรับปรุงนิสัยของคุณควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นโครงการเช่นเดียวกับโครงการอื่น ๆ ดังนั้นงานแรกของคุณคือการตัดสินใจเกี่ยวกับช่องเวลาแปดชั่วโมงครึ่งเมื่อคุณจะทำงานกับการประชุมแบบโครงสร้างของโครงการเพียงอย่างเดียว ช่องแรกคือช่องที่คุณกำหนดเวลาเจ็ดวันถัดไปดังนั้นขอแสดงความยินดีคุณพร้อมแล้ว!
ในการประชุมครั้งแรกนี้ให้หาวิธีที่จะให้รางวัลแก่ตัวเองเมื่อคุณดำเนินการผ่านโปรแกรม หากมีแกดเจ็ตหรือสิ่งที่คุณต้องการให้ทำเป็นบัตรกำนัลให้แบ่งออกเป็นแปดชิ้นและให้เครื่องหมายประจำตัวทุกครั้งที่คุณทำส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือมีหน้าจอที่มองเห็นได้ซึ่งคุณทำเครื่องหมายจุด ลูกค้ารายหนึ่งของฉันมีกล่องไม้ขีดไฟขนาดใหญ่และเขียนเป้าหมายย่อยไว้ในทุกๆที่ สำหรับเป้าหมายทุกครั้งที่เธอบรรลุเป้าหมายเธอได้จุดประกายและสนุกกับความสำเร็จในขณะที่การแข่งขันถูกเผา
2. เลือกเครื่องมือของคุณ
คุณจะบันทึกงานที่คุณต้องทำที่ไหน? บางทีบางคนอาจเป็นอีเมลที่ทำเครื่องหมายไว้ว่ายังไม่อ่านหรือถูกตั้งค่าสถานะด้วยโพสต์หรือในโน้ตบุ๊กในขณะที่ยังคงอยู่ในแอปพลิเคชันที่ต้องทำบางอย่าง นี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไป สถานที่อื่น ๆ ที่คุณมีสำหรับบันทึกย่อของคุณยิ่งยากที่จะระบุว่าคุณต้องการเน้นอะไรในตอนนี้
รับกระดาษชิ้นหนึ่งและเขียนทุกอย่างที่คุณต้องทำตามที่คิด เริ่มต้นด้วยสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้สัปดาห์นี้และอื่น ๆ และดำเนินการต่อไปในอนาคตตามที่คุณรู้สึกว่าเป็นประโยชน์
ตัดสินใจเลือกตำแหน่งที่คุณจะทำสิ่งที่ต้องทำต่อจากนี้ไป ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือดิจิทัลเช่น Outlook หรือโน้ตบุ๊กหรือแม้กระทั่งบันทึกย่อบนกระดานก็ตาม เมื่องานทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียวคุณจะรู้ทันทีว่าต้องทำอะไรและเมื่อใดและคุณไม่มีสิ่งสำคัญหรือเร่งด่วน
3. อธิบายงานของคุณ
เคยทำงานร่วมกับผู้ประกอบการแฟชั่นที่เคยเป็นนางพยาบาลมาก่อน อยู่มาวันหนึ่งคุณแม่ที่มีอาการผื่นผิดปกติท้องของเธอไปเยี่ยมเธอ ลูกค้าของเราคิดว่า "เราควรมองเข้าไปในนั้น" และเขียนว่า "สำคัญ! Belly! "บนกระดาษโน้ตที่วางไว้บนด้านหน้าของเวชระเบียนของผู้ป่วย หลังจากไม่กี่วันเธอพบว่าผู้ป่วยบันทึกไว้ในกอง เธอได้เห็นท้องอีกจำนวนหนึ่งและตอนนี้ก็จำไม่ได้ว่าเธอหมายถึงอะไร ปีศาจในรายละเอียดเมื่อสร้างงานที่ต้องทำ
ผ่านรายการของคุณและกำหนดรายละเอียดของทุกงานอย่างละเอียดและทั่วถึง ถ้าคุณต้องทำสิ่งหนึ่งอย่างใดอย่างหนึ่งและอีกอย่างหนึ่งก่อนที่คุณจะสามารถตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำออกจากรายการได้ให้แบ่งงานออกเป็นสองงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละงานมีคำกริยาและระวังคำกริยาเช่น "fix", "make sure" และคำอธิบายคลุมเครืออื่น ๆ ของสิ่งที่คุณตั้งใจจะทำ - คุณสามารถปิดบังโครงการทั้งหลังคำพูดที่คลุมเครือได้
4. สร้างหมวดหมู่ของคุณ
ค่าของการมีรายการเดียวที่ต้องทำมีความชัดเจน ข้อเสียคือการดูรายการงานที่ยาวนานของคุณอาจดูเหมือนล้นหลาม นี่คือที่ที่โครงสร้างที่ดีเข้ามา: โดยจัดหมวดหมู่คุณจะหลีกเลี่ยงการถูกรบกวนโดยการมองเห็นงานที่คุณไม่สนใจในการจัดการกับตอนนี้และจะง่ายต่อการมุ่งเน้นไปที่งานข้างหน้า
คุณต้องอยู่ที่ไหนเพื่อจะทำหน้าที่นี้? งานจะใช้เวลานานเท่าใด? งานจะต้องทำเมื่อไร? ตัวอย่างเช่นถ้าคุณสามารถทำได้ 20% ในระหว่างการเดินทางคุณจะมองไปที่หนึ่งในห้าของรายการทั้งหมดเมื่อคุณตรวจสอบบนรถไฟ
เครื่องมือรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัลช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่งานโดยการทำเครื่องหมายที่ช่องหรือใช้ป้ายกำกับหรือแท็ก หากรายการสิ่งที่ต้องทำอยู่ในรูปแบบทางกายภาพคุณสามารถใช้สัญลักษณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรแบ่งโน้ตบุ๊คของคุณออกเป็นส่วน ๆ โดยใช้แท็บหรือตัวแบ่งหรือใช้ปากกาเน้นข้อความ เริ่มต้นด้วยการเลือกเพียงวิธีเดียวในการจัดหมวดหมู่งานที่ต้องทำของคุณและเพิ่มหมวดหมู่ให้มากขึ้นเรื่อย ๆ มิฉะนั้นคุณจะรับรู้ว่าวิธีนี้เป็นเรื่องยากและซับซ้อนและกลับไปจดจำสิ่งต่างๆแทนที่จะเขียนลงไป (เพราะ เร็วกว่านั้น “)
5. ใช้เวลาในการสรุป
สิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นตลอดเวลา - และเมื่อทำตารางเวลาและแผนการต่างๆจะหยุดชะงัก เราตั้งใจที่จะทำการเปลี่ยนแปลงและสร้างแผนการที่ท้าทายสำหรับการทำเช่นนั้น แต่สิ่งที่ไม่อาจคาดการณ์ได้ทำให้เราไม่อยู่ในหลักสูตร งานที่ก่อนหน้านี้ถือว่าเป็นลำดับความสำคัญอาจไม่ได้มีความสำคัญเท่ากับงานใหม่ที่เร่งด่วนกว่า
อันตรายคือการที่คุณรู้สึกท้อแท้แทนที่จะเป็นแรงกระตุ้นและสรุปได้ว่าสถานการณ์ในการทำงานของคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ดังนั้นคุณควรทำอย่างดีที่สุดเพื่อคาดหวังสิ่งที่ไม่คาดคิด แทนที่จะเป็นภารกิจใหม่ในการจัดโครงสร้างให้ถือว่าช่องนี้เป็น "ว่าง" และใช้เป็นโอกาสในการกลับมาดำเนินการต่อหากคุณหลุดจากงานใด ๆ ก่อนหน้านี้
6. ล่าสัตว์ออกจากโม่หิน
การตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำออกจากรายการของคุณเป็นประจำช่วยให้คุณได้รับประสบการณ์ที่เร่งด่วนในการก้าวไปอีกขั้นและประสบความสำเร็จ แต่คนส่วนใหญ่มีงานบางอย่างที่ยังคงอยู่ในรายการเป็นเวลาหลายวันสัปดาห์หรือเป็นเดือน พวกเขาเพียงแค่นั่งอยู่ที่นั่นหมักและชงความขุ่นมัวและฉันหมายถึงพวกเขาว่า "โม่" ทุกครั้งที่คุณเห็นพวกเขายังไม่เสร็จคุณรู้สึกท้อแท้และรายการเสียค่าบางอย่าง ยิ่งคุณใส่ข้อมูลเหล่านี้มากเท่าใดก็ยิ่งยากที่จะเริ่มต้นใช้งาน
ค้นหาโม่หินของคุณและสำหรับแต่ละคนกำหนดขั้นตอนต่อไปเป็นงานที่ต้องทำ ทำให้มีขนาดเล็กเล็กนิดหน่อยที่คุณรู้สึกอึดอัดใจที่จะเขียนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำและจะง่ายต่อการทำและคุณจะรู้สึกดีขึ้นกว่าการติดขัดและโต้ตอบ คุณอาจได้รับการเพิ่มขึ้นดังกล่าวซึ่งคุณรู้สึกว่ากำลังรับมือกับปัญหาอย่างน้อยหนึ่งวัน
7. เวลาที่จะได้รับความคล่องตัว
มีที่เก็บเอกสารจำนวนมาก หากเป็นรูปธรรมพวกเขาอาจอยู่ในไฟล์นิตยสารห้อยโฟลเดอร์ไฟล์กล่องจดหมายบนโต๊ะทำงานหรือกองเพียง ถ้าเป็นแบบดิจิทัลพวกเขาอาจอยู่บนเดสก์ท็อปบนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันบน USB stick หรือในระบบคลาวด์ … หรือหลายเวอร์ชันในรูปแบบเหล่านี้
คุณอาจจะรู้วิธีรอบตัวของพวกเขา แต่ถ้าคุณเคยไปหรือป่วยไม่มีใครจะ อันตรายอื่น ๆ คือสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว - ยิ่งมีกองหรือกองมากเท่าใดคุณก็ยิ่งต้องจับตามองขณะที่กำลังทำงานอยู่ที่อื่นและคิดถึงสิ่งอื่นที่คุณต้องทำ
เลือกสถานที่จัดเก็บเหล่านี้ (หรือมากกว่า) จากนั้นเลือกสามสิ่งที่คุณเก็บไว้ในที่นั้น จากนั้นให้เก็บไฟล์ไว้ที่อื่นหรือดีกว่าให้โยนทิ้งไป คุณคล่องตัวขึ้นทันที
การศึกษารายงานใน รีวิวธุรกิจ Harvard แสดงให้เห็นว่าในเวลาทำงานแปดชั่วโมงประมาณ 70 นาทีจะหายไปรบกวน หากคุณสามารถลดการสูญเสียเวลานั้นลงได้เพียง 1 ใน 10 คุณจะได้รับผลตอบแทนเท่ากับ3½วันทำงานต่อปี
8. มองย้อนกลับไปมองไปข้างหน้า
โดยการทำเช่นนี้คุณจะได้ตระหนักถึงสิ่งต่างๆมากมายเกี่ยวกับวิธีที่คุณทำงานและจะให้เครื่องมือโครงสร้างที่สำคัญมาก: foresight หากคุณสามารถสร้างขั้นตอนต่อเนื่องที่เหมาะกับคุณคุณจะสามารถคาดการณ์เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นได้
ตัดสินใจว่าคุณจะต้องหยุดและทบทวนรายการและหมวดหมู่ของคุณบ่อยครั้งเมื่อต้องการทำเช่นนี้เพื่อให้เหมาะกับคุณที่สุด (วันศุกร์เพื่อให้คุณสามารถ "ปิด" สัปดาห์และผ่อนคลายในช่วงสุดสัปดาห์หรือวันจันทร์เพื่อเริ่มต้นสัปดาห์ในเชิงรุก) และกำหนดเวลาสล็อตเหล่านี้เข้าด้วยกันสร้างรายการตรวจสอบสิ่งที่คุณจะไปถึงในระหว่างนั้น คุณจะพบสิ่งนี้ทำให้คุณมีความละติจูดมากขึ้นซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่พลาดเวลาที่กำหนดและคุณจะมีโอกาสน้อยที่จะเสร็จสิ้นในนาทีสุดท้าย
โครงสร้างที่ Super: วิธีการเอาชนะความสับสนวุ่นวายและชนะเวลากลับ โดย David Stiernholm อยู่ในขณะนี้ RRP £ 12.99 (LID Publishing) ซื้อใน amazon.co.uk
กลยุทธ์ Killer สำหรับการเรียนรู้สิ่งที่ต้องทำของคุณ
โลกแห่งการทำงานมีการเปลี่ยนแปลงตามที่ Alexandra Cavoulacos และ Kathryn Minshew ผู้ก่อตั้งศูนย์อาชีพออนไลน์ The Muse และผู้เขียนของ กฎใหม่ในการทำงาน. ทำตามคำแนะนำเพื่อติดตามความคืบหน้าในการทำงานของคุณอย่างรวดเร็วและหาเวลาทำสิ่งที่คุณรักมากขึ้น
การชนะสงครามกับเวลาไม่เกี่ยวกับการพยายามใช้เครื่องมือออนไลน์หลายร้อยรายการที่อ้างว่าช่วยให้มืออาชีพมีประสิทธิผลมากขึ้น ใช่เครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยได้ แต่โดยพื้นฐานก็คือการทบทวนวิธีที่คุณใช้เวลา และสิ่งนี้จะเริ่มในแต่ละวันด้วยวิธีการจัดระเบียบงานของคุณ
เครือข่ายการจ้างงาน LinkedIn ได้รวบรวมผลการสำรวจที่เผยให้เห็นว่ารายการสิ่งที่ต้องทำอย่างมืออาชีพของเราจำเป็นต้องทำอย่างไร ปรากฎว่าเราดีในการแสดงรายการสิ่งที่เราต้องทำ แต่ไม่ค่อยดีเท่าที่พวกเขาทำ ในความเป็นจริงเกือบ 90% ของมืออาชีพยอมรับว่าพวกเขาไม่สามารถบรรลุงานทั้งหมดในรายการสิ่งที่ต้องทำของพวกเขาโดยการสิ้นสุดวันทำงานเฉลี่ย ดังนั้นถ้าคุณไม่สบายใจในการจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำเก่า ๆ ที่ยังคงค้างอยู่ทุกวัน - และกำลังจะสั้น - นี่คือสี่กลยุทธ์หลักที่จะเปลี่ยนทุกอย่าง
1. เก็บรายการโทสิ่งที่ต้องทำเพื่อทำงาน
ขอความซื่อสัตย์: ถ้าคุณต้องการได้รับมุมมองที่สมบูรณ์ของงานทั้งหมดที่คุณต้องทำเพื่อการทำงานตอนนี้โอกาสที่คุณจะไม่สามารถหาได้ในรายการเดียว แต่คุณอาจมีโพสต์บางส่วนไว้ที่นี่ร่างจดหมายฉบับร่างที่บันทึกไว้ในอีเมลของคุณที่นั่นมีบันทึกย่อใน stickies บนคอมพิวเตอร์ของคุณและอาจมีแอปตรวจสอบหรือสองรายการในโทรศัพท์ใช่ไหม? แต่ถ้าเป้าหมายคือการได้รับทุกสิ่งทุกอย่างอย่างแท้จริงการมีที่เดียวสำหรับงานที่เกี่ยวกับงานของคุณคือต้อง ดังนั้นเลือกวิธีการที่คุณเลือกและเริ่มรวมบัญชี
รายการนี้อาจเป็นข้อมูลที่เขียนด้วยลายมือภายในเอกสารวางแผนที่เชื่อถือได้ซึ่งเป็นเอกสารที่เก็บบนเดสก์ท็อปแอปบนโทรศัพท์หรือสิ่งอื่น ๆ ซึ่งไม่ใช่เรื่องเกี่ยวกับสื่อที่เกี่ยวกับกระบวนการคิด
เพียงแค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้วิธีไหนก็ตามคุณสามารถเพิ่มลงในรายการได้จากทุกที่ ซึ่งหมายความว่าหากคุณใช้แอปบนเดสก์ท็อปคุณจะต้องตั้งค่าระบบเพื่อจับภาพสิ่งที่ต้องทำซึ่งเพิ่มขึ้นในขณะที่คุณไม่ได้ใช้งานคอมพิวเตอร์เช่นงานที่คุณได้รับในขณะที่อยู่ในที่ประชุมหรือโทรศัพท์ คุณจำได้ว่าในระหว่างเดินทางไปที่บ้านคุณต้องพรุ่งนี้
การตั้งค่าของเราคือการส่งอีเมลแจ้งเตือนเหล่านี้ไปยังเราเองจากนั้นให้ลบอีเมลดังกล่าวเมื่อเราถ่ายโอนไปยังรายการหลักแล้วแต่เพียงแค่เขียนลงบนโน้ตเหนียวและถ่ายทอดข้อความไปยังไฟล์ที่ทำงานด้วย
2. ปฏิบัติตามกฎข้อ 1-3-5
วิธีหนึ่งที่เราได้เปลี่ยนไม่เพียง แต่การผลิตของเราเอง แต่ยังรวมถึงทีมงานทั้งหมดของเราที่ TheMuse.com คือการปฏิบัติตามกฎ 1-3-5 ซึ่งอเล็กซ์พัฒนาขึ้น นี่คือความสำคัญ: ในวันใดวันหนึ่งสมมติว่าคุณสามารถทำสิ่งใหญ่โตได้สามอย่างและสามสิ่งเล็ก ๆ และแคบสิ่งที่ต้องทำของคุณลงในเก้ารายการเหล่านี้
เสียงน่ากลัว? ตอนนี้เป็นอย่างดี แต่ชอบหรือไม่คุณมีชั่วโมงเพียงจำนวนมากในวันนี้และคุณจะได้รับเฉพาะจำนวน จำกัด ของสิ่งที่ทำ การบังคับให้ตัวเองจัดลำดับความสำคัญด้วยการสร้างรายการ 1-3-5 หมายความว่าสิ่งที่คุณทำจะเป็นสิ่งที่คุณเลือกที่จะทำมากกว่าที่จะเกิดขึ้น
แน่นอนว่าจำนวนงานที่ตัวเองสามารถยืดหยุ่นได้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องลดจำนวนงานลงบ้าง หรือถ้าตำแหน่งของคุณเป็นตำแหน่งเดียวกับที่แต่ละวันมีจำนวนสิ่งที่ต้องทำและการมอบหมายที่ไม่คาดคิดคุณอาจลองปล่อยงานขนาดกลางและงานเล็ก ๆ สองชิ้นทิ้งไว้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับคำขอในนาทีสุดท้ายจากเจ้านายของคุณ
ไม่ได้หมายความว่าคุณต้อง จำกัด รายชื่อสิ่งที่ต้องทำของคุณไว้เพียงเก้าอย่าง แต่คุณควรเก็บรายการสองประเภทไว้ด้วยกันนั่นคือรายการที่ครอบคลุมทุกอย่างที่คุณต้องทำในบางจุด (ทั้งหมดในที่เดียว) และอีกรายการหนึ่งที่สั้นกว่าและช่วยให้คุณมีคำสั่งเดินขบวนในสิ่งที่ต้องการได้ ทำในวันนี้
เราขอแนะนำให้ก่อนออกจากงานตอนเย็นคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อระบุวัน 1-3-5 ของคุณในวันถัดไปดังนั้นคุณจึงพร้อมที่จะวิ่งขึ้นฝั่งในตอนเช้า
การวางแผนล่วงหน้าเช่นนี้หมายความว่าคุณจะสามารถพูดคุยกับผู้จัดการของคุณได้มากขึ้นเมื่อพวกเขาต้องการสิ่งที่ต้องทำในทันทีรวมทั้งเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญงานอื่น ๆ ของคุณอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นเมื่องานนำเสนอที่น่าแปลกใจตกอยู่ในตักของคุณลอง แน่ใจว่าฉันสามารถหาข้อมูลนี้ให้คุณได้ภายในเวลาสามโมงเย็น แต่รายงาน Q1 จะไม่พร้อมจนกว่าจะถึงวันพรุ่งนี้เนื่องจากฉันต้องการกำหนดเวลาให้ทำงานในวันนี้.”
3. ทำภารกิจสำคัญอย่างหนึ่งก่อนรับประทานอาหารกลางวัน
หนึ่งนี้สามารถยาก แต่การทำงาน ใช้หนึ่งในงานใหญ่หรืองานขนาดกลางของคุณและจัดการกับสิ่งแรกในตอนเช้าแม้กระทั่งก่อนที่จะตรวจสอบอีเมลหากคุณทำได้ ไว้ใจเราไม่รู้สึกดีไปกว่าการข้ามงานสำคัญก่อนอาหารกลางวัน
ผู้เชี่ยวชาญด้านแรงจูงใจและผู้เขียนไบรอันเทรซี่เรียกนี้ว่า "กินกบของคุณ" การพยักหน้าของมาร์คทเวนกล่าวว่า "กินอาหารกบสดในตอนเช้าและไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้นกับคุณตลอดเวลาที่เหลือของวันนี้"
แคทรีนมักจะระบุว่า "กบ" ของเธอในวันรุ่งขึ้น - งานที่ยากลำบากที่สุดหรือสิ่งที่เธอรู้ว่าเธอจะสนุกกับมันอย่างน้อยที่สุด - เมื่อคืนก่อน ช่วยเตรียมตัวให้พร้อมในการจัดการกับพวกเขาในตอนเช้าและช่วยให้เธอถอดมันออกไปจนถึงวันรุ่งขึ้นแล้ววันรุ่งขึ้น
4. บล็อกปฏิทินของคุณ
หากคุณพบว่าคุณประเมินค่าสูงเกินไปว่าคุณจะทำได้ดีแค่ไหนในหนึ่งวันลองจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละสิ่งที่ต้องทำในปฏิทินเช่นเดียวกับที่คุณกำหนดเวลาการประชุม เมื่อคุณได้กำหนดงานในสิ่งที่ต้องทำหรือ 1-3-5 รายการแล้วให้ลองกำหนดเวลาไว้และปิดกั้นช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละรายการ
สิ่งสำคัญคือต้องเป็นจริงเกี่ยวกับระยะเวลาที่แต่ละคนจะใช้จริง การเขียนอีเมลที่สำคัญให้กับลูกค้าอาจใช้เวลาประมาณ 15 นาทีตัวอย่างเช่นในขณะที่การเตรียมกลยุทธ์ Q1 สำหรับทีมของคุณอาจต้องใช้เวลาสองหรือสามชั่วโมง
เป็นเรื่องง่าย แต่อันตรายที่จะตกอยู่ในกับดักของการปล่อยให้ผลิตภัณฑ์จากงานสำคัญถูกลดระดับลงเหลือเพียงช่วงเวลาที่เหลือระหว่างการประชุม ในฐานะนักเศรษฐศาสตร์ John Kenneth Galbraith เคยกล่าวไว้ว่า "การประชุมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อคุณไม่ต้องการทำอะไร"
ถ้าไม่มีคำอธิบายงานของคุณเป็นเพียงการประชุม (และเราคาดเดาไม่ได้) การปิดกั้นเวลาเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ทำเวลาในการทำงานจริง: สิ่งต่างๆที่ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าและลูกค้าจ่ายเงินให้ บริษัท เพื่อผลิต.
เมื่อคุณลองทำเช่นนี้คุณควรตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้บล็อกเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อรับอีเมลการระดมความคิดหรืองานที่สำคัญอื่น ๆ ที่ไม่ส่งมอบ แต่อย่างใด ถ้าความรับผิดชอบของคุณอนุญาตให้ทำเช่นนี้ให้ลองปิดกั้นชั่วโมงในตอนเช้าและอีกหนึ่งชั่วโมงในช่วงบ่ายเพื่อทำงานผ่านกล่องจดหมายของคุณและจากนั้นให้มีวินัยในการไม่ใช้เวลาระหว่างการจัดการอีเมลเมื่อคุณวางแผนที่จะทำงานในบางสิ่งบางอย่าง.